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Les lignes directrices du Programme sont fixées par le Groupe de Travail Programme d'Echanges, composé de 10 membres du REFJ. Le coordinateur du Groupe de Travail est actuellement l'Institut de Formation Judiciaire de Belgique.
Le REFJ s'appuie en outre sur un réseau de points de contact nationaux au sein des institutions partenaires du Programme. Les points de contact coordonnent l’envoi et l’accueil des participants au sein de leur pays et mettent en contact les magistrats et leurs tuteurs. Les points de contact assurent également la liaison avec le secrétariat du REFJ.
Au sein du secrétariat, le programme est coordonné par une équipe de 4 personnes, composée de:
Aude Magen: Responsable de programme Alina Ionescu: Responsable de programme adjointe Jolanta Szczebiot: Assistante administrative Régine Kanoneka: Assistante administrative
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